NHỮNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẦN BIẾT KHI ĐẾN NHẬT BẢN

I/ Thủ tục gia hạn, cấp lại hay đổi hộ chiếu

a. Gia hạn hộ chiếu

Thông thường hộ chiếu được cấp có giá trị trong 5 năm từ ngày cấp. Khi bạn học tập và nghiên cứu ở Nhật trong thời gian dài hơn 5 năm, hộ chiếu của bạn sẽ hết giá trị. Trước khi hết hạn bạn phải liên lạc ngay với Ðại sứ quán Việt Nam ở Tokyo Lãnh sự quán Việt Nam để hỏi thủ tục xin gia hạn hộ chiếu. Để được gia hạn, bạn phải mang trực tiếp hay gửi bằng thư bảo đảm đến Đại sứ quán hay Lãnh sự quán các giấy tờ sau đây:

1. Ðơn xin gia hạn hộ chiếu

2. Hộ chiếu

3. Giấy chứng nhận đang học tập do trường đại học cấp.

4. Lệ phí

5. Phong bì bảo đảm đã dán tem

b. Xin cấp lại và đổi hộ chiếu

Trường hợp bạn bị mất hộ chiếu, hộ chiếu rách nát, hết trang thì bạn phải liên lạc tới Ðại sứ quán hay Lãnh sự quán để hỏi thủ tục xin cấp lại hoặc đổi hộ chiếu mới. Các giấy tờ gửi bằng thư bảo đảm hay mang trực tiếp đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán bao gồm:

1. Ðơn xin cấp (đổi) hộ chiếu (đơn tự viết, nêu rõ lí do)

2. Hộ chiếu bị rách nát hay hết trang (không phải trường hợp mất hộ chiếu)

3. Các giấy tờ liên quan

4. Lệ phí

5. Phong bì bảo đảm đã dán tem

II/ Các thủ tục tư pháp (đăng ký kết hôn; làm giấy khai sinh cho con)

a. Đăng ký kết hôn

Theo Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 của Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Hôn nhân gia đình thì việc đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam ở nước ngoài có thể được tiến hành tại cơ quan đại diện ngoại giao ở đó. Một trong những giấy tờ bắt buộc là phải có giấy xác nhận trong vòng 6 tháng trước đó của cơ quan có thẩm quyền về việc bên nam và nữ hiện không có vợ hoặc chồng. Trường hợp bạn mới sang Nhật, giấy xác nhận tình trạng chưa kết hôn của bạn là do chính quyền địa phương ở Việt Nam (phường, xã) cấp. Nếu bạn đã ở Nhật trên 6 tháng thì cơ quan có thẩm quyền xác nhận là Đại sứ quán.

b. Khai sinh

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa có quy định về việc đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam ở nước ngoài. Vì vậy nếu bạn muốn đăng ký khai sinh cho con theo pháp luật Việt Nam thì phải về Việt Nam, hoặc có thể đăng ký khai sinh cho cháu bé theo pháp luật Nhật.

Trong trường hợp đăng ký khai sinh tại Nhật, thủ tục được thực hiện tại văn phòng hành chính thành phố/quận nơi bạn cư trú trong vòng 14 ngày từ khi sinh ra. Các giấy tờ cần thiết gồm: Giấy chứng sinh (do Bệnh viện cấp); Sổ y bạ của mẹ và con; Thẻ bảo hiểm sức khỏe.

Sau khi đăng ký khai sinh, bạn phải có nghĩa vụ thông báo đến Đại sứ quán biết. Sau đó, bạn phải làm Thẻ đăng ký người nước ngoài cho cháu bé trong thời hạn 60 ngày từ ngày sinh.

III/ Mời người thân sang Nhật

Các du học sinh đang học ở Nhật có thể bảo lãnh cho người thân trong gia đình sang Nhật theo 2 diện khác nhau:

1. Bảo lãnh cho vợ (chồng), con sang Nhật cùng sống trong thời gian học tập – với visa gia đình (Family dependent – Kazoku Taizai).

2. Bảo lãnh cho người thân khác trong gia đình (bố, mẹ, anh, chị em) sang thăm, du lịch – với visa tạm trú ngắn hạn (Short Period of Stay – Tanki Taizai).

Ðiều quan trọng nhất để người trong gia đình bạn xin được visa nhập cảnh là bạn và người thân gia đình bạn phải đảm bảo được tiền chi phí sinh hoạt ở Nhật. Nếu bạn thiếu điều kiện này thì khả năng xin được visa nhập cảnh vào Nhật rất ít.

Trong mọi trường hợp, bạn nên hỏi chi tiết tại các cơ quan cấp hộ chiếu, visa xuất cảnh phía Việt Nam cũng như Ðại sứ quán hay Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam đề phòng có những thay đổi trong quy định.

a. Xin cấp hộ chiếu và giấy phép xuất cảnh

Trường hợp người trong gia đình bạn chưa có hộ chiếu, hay hộ chiếu hết hạn thì bạn phải xin cấp hộ chiếu hoặc xin gia hạn hộ chiếu. Nếu như người trong gia đình bạn đã có hộ chiếu hợp lệ và có thị thực xuất cảnh, hoặc không cần giấy tờ của bạn thì không cần phải làm bước này. Ðể xin cấp hộ chiếu và visa xuất cảnh thì cách gọn nhất là thuê các công ty du lịch làm thủ tục trọn gói. Bạn cũng có thể xin đơn có giấy chứng nhận của Ðại sứ quán hay Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản và gửi về Việt Nam cho người trong gia đình bạn làm thủ tục xin cấp hộ chiếu và thị thực xuất cảnh.

Xin giấy chứng nhận tư cách tạm trú

Trường hợp mời gia đình sang cư trú dài hạn (trên 3 tháng), bạn cần tiến hành thủ tục xin Giấy chứng nhận tư cách tạm trú (Certificate of Eligibility- Zairyu Shikaku Nintei Shyomeisho) ở Cục Quản lý nhập cảnh nơi bạn cư trú. Thủ tục này có thể mất từ một tuần đến ba tháng.

Các giấy tờ cần thiết để xin COE gồm:

1. Đơn xin cấp theo mẫu (mỗi người một đơn)

2. Chứng minh khả năng hỗ trợ tài chính cho các thành viên gia đình sẽ bảo lãnh sang (xác nhận học bổng, thu nhập, số dư tài khoản…)

3. Giấy chứng nhận đang học tập (do trường cấp)

4. Các giấy tờ chứng minh quan hệ với người bảo lãnh (hôn thú, khai sinh…) (phải được dịch sang tiếng Nhật)

5. Hai ảnh 4cm x 3cm cho mỗi người.

Bạn không phải nộp lệ phí cho việc xin cấp COE này.

b. Xin thị thực nhập cảnh vào Nhật Bản

Sau khi người thân trong gia đình bạn đã được cấp hộ chiếu và thị thực xuất cảnh thì sẽ tiến hành xin thị thực nhập cảnh ở ÐSQ hay LSQ Nhật Bản ở Việt Nam. Các giấy tờ nộp cho bộ phận cấp visa ở ÐSQ hay LSQ Nhật gồm:

1. Giấy bảo lãnh (Letter of Guarantee – Mimoto Hoshyoshyo). Giấy này nên xin thầy giáo hướng dẫn hoặc một người Nhật nào bạn quen làm người bảo lãnh ký cho bạn thì sẽ nhanh và chắc chắn hơn, hoặc bạn hỏi chi tiết ở Ðại sứ quán Nhật Bản ở Việt Nam xem có cần giấy này không.

2. Ðơn xin nhập cảnh (A letter of explanation – Riryushyo), trong giấy này bạn nêu rõ lí do xin cho gia đình đi theo, và thường viết bằng tiếng Nhật.

3. Lịch trình ở Nhật, giấy này do bạn tự viết bằng tiếng Nhật.

4. Bản sao Thẻ đăng ký người nước ngoài của bạn hay Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài của bạn (do văn phòng hành chính nơi bạn cư trú cấp).

5. Giấy chứng nhận nhập học và giấy chứng nhận kết quả học tập do trường cấp

6. Giấy chứng nhận học bổng

7. Giấy chứng nhận tư cách tạm trú

8. Các giấy tờ khác mà ÐSQ hay LSQ Nhật Bản ở Việt Nam yêu cầu: đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của con, giấy chứng nhận quan hệ gia đình…

9. Lệ phí

Chú ý:

1. Thời hạn làm thủ tục xin thị thực lưu trú ngắn hạn có thể mất đến 3 tháng.

2. Nếu bạn là du học sinh tư phí thì bạn sẽ phải nộp thêm những giấy tờ liên quan đến thu nhập của bạn như giấy chứng nhận khả năng tài chính, giấy chứng nhận thu nhập làm việc ngoài giờ (giờ làm thêm phải nằm trong thời gian quy định), giấy chứng nhận tiền còn trong tài khoản ngân hàng v.v… cho Đại sứ quán Nhật ở Việt Nam.